В качестве офис-менеджера вы организуете задачи и процессы в офисе и следите за тем, чтобы они эффективно планировались и выполнялись. С учетом этого курс дает глубокие знания о профессиональном рабочем процессе в офисе, а также о современных методах коммуникации. В дополнение к этому вы освоите техники ведения переговоров, научитесь уверенно работать с распространенными цифровыми средствами коммуникации и получите представление об управлении жалобами. Кроме того, вы освежите свои знания английского языка, углубите и расширите их за счёт освоения базовых терминов из области экономики. Также вы получите всестороннее введение в работу с Microsoft Project. Вы научитесь систематически планировать, структурировать и управлять проектами — от планирования сроков и ресурсов до контроллинга.
-
Тип степени: Сертификат "Офис-менеджер
Сертификат "Microsoft Project -
Итоговый экзамен: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
Führerschein für digitale Kompetenz
TOEIC®-Test (Test of English for International Communication) -
Время уроков: Полный рабочий деньС понедельника по пятницу с 8:30 до 15:35 (в праздничные дни с 8:30 до 17:10).
-
Язык обучения: Немецкий
-
Продолжительность: 13 Недели
Организация работы офиса
Условия работы в офисе (полный рабочий день около 4 дней/частичный рабочий день около 8 дней)
Организация рабочего места
Управление временем и самоменеджмент
Подготовка презентаций для нужной аудитории
Обработка почты и пересылка информации
Гибридное сотрудничество и культура цифровых встреч
Использование искусственного интеллекта в организации работы офиса, например, для поиска, структурирования и создания черновых текстов
Организация встреч (полная занятость около 3 дней/частичная занятость около 6 дней)
Планирование встреч и совещаний с помощью MS Outlook
Использование функций календаря, приглашений и напоминаний
Планирование мероприятий/ деловых поездок
Цифровые процессы координации и бронирования в повседневной рабочей жизни
Создание приглашений, подготовка и проведение встреч, а также составление протоколов с поддержкой искусственного интеллекта
Структурирование и отслеживание задач и дел по результатам встреч
Основы управления бизнесом для офисных профессий (очная форма обучения около 5 дней/заочная форма обучения около 10 дней)
Основы управления бизнесом
Формы компаний, цели и управление
Организационная структура в компаниях/организационные схемы
Стили и методы управления
Создание повесток дня/проектов протоколов с помощью искусственного интеллекта
Основы бухгалтерского учета
Котировки и управление заказами
Коммуникация, ориентированная на клиента и сервис
Подготовка информации и данных с поддержкой ИИ
Работа над проектом (очно около 3 дней/заочно около 6 дней)
Закрепление изученного материала
Презентация результатов проекта
Цифровой офис (полная занятость ок. 3,5 дней/частичная занятость ок. 7 дней)
Коммерческая переписка в соответствии с DIN 5008
Подготовка телефонных звонков
Разработка шаблонов и бланков писем
Цифровой документооборот и системы управления документами (DMS)
Защита данных и правовые принципы
Цифровое сотрудничество, цифровые процессы и гибридные рабочие среды
Фишинговые письма и фильтры спама
Электронная почта, голосовые сообщения и мессенджеры в профессиональном контексте
Эффективное использование поисковых систем и фильтрация результатов поиска
Цифровые транзакции и ответственное использование онлайн-сервисов
Совместное использование файлов - синхронизация, обмен и доступ к файлам
Создание и безопасное управление паролями, двухфакторная аутентификация
ИИ в цифровой переписке, например, для черновиков текста, переформулирования, поддержки исправлений
Практическая работа над проектом и экзамен: водительские права для цифровой компетентности (очная часть около 1,5 дней/заочная часть около 3 дней)
Цифровая коммуникация
Основы (около 2 дней)
Что такое "цифровая коммуникация"?
Отличие от аналоговой коммуникации
Каналы коммуникации (электронная почта, чат, социальные сети)
Преимущества и недостатки цифровой коммуникации (всегда на связи, интеграция данных, интернационализация, интерактивность)
Цифровая риторика и сетевой этикет
Правовые основы и искусственный интеллект (около 1,5 дней)
Медиа и авторское право
Защита данных (GDPR) и безопасность данных
Основы безопасной цифровой коммуникации (например, шифрование)
Правильное использование ИИ в повседневной рабочей жизни
Медиакомпетентность (около 1 дня)
Как работают алгоритмы
Распознавание фальшивых новостей
Предвзятость подтверждения
Оперативное проектирование
Критическое отношение к контенту, создаваемому ИИ
Корпоративные коммуникации (около 2 дней)
Сетевые рабочие среды/совместная работа
«Новый подход к работе» и цифровое сотрудничество
Корпоративные коммуникации
Цифровые бизнес-модели и инструменты
Цифровая трансформация корпоративной культуры
Социальные сети
Социальный интранет
Видеоконференции
Общение с клиентами (около 2,5 дней)
Важность и структура электронной коммерции
Клиентский опыт (CX)
Выбор среды при цифровом общении с клиентами
Требования к коммуникации в точке контакта с клиентом
Определение и реализация целей общения
Активное и ориентированное на решение управление разговором
Чат-боты
ИИ в контактах с клиентами
Электронная почта в цифровую эпоху (около 1 дня)
Дизайн электронных писем, ориентированный на клиента
Профессиональные формулировки
Выбор правильного стиля шрифта
Использование текстовых модулей
Фильтр спама
Оптимизация писем с помощью искусственного интеллекта
Видеоконференции и телефонные звонки (около 2 дней)
Подготовка к онлайн-встречам
Методы и инструменты для успешного проведения
онлайн-встречи
Типичные "подводные камни" при проведении онлайн-совещаний
Технические и организационные условия
Влияние языка тела и голоса перед камерой
Активное слушание и ведение беседы
Излучение уверенности и компетентности
Приглашение, подготовка и последующие действия (ведение протокола)
Управление конфликтами (около 1 дня)
Причины конфликтов
Модели конфликтов
Препятствия в коммуникации
Этапы урегулирования конфликтов
Роли в процессе урегулирования конфликтов
«Шитстормы» и тролли
Работа над проектом (около 2 дней)
Закрепление изученного материала
Презентация результатов проекта
Управление жалобами
Введение в управление жалобами (около 1 дня)
Жалобы как возможность для компании
Причины и типы жалоб
Понимание поведения клиентов
Системы управления жалобами
Жалобы в цифровых каналах (например, отзывы, социальные сети)
Психология жалоб (около 1 дня)
Распознавание поведенческих тенденций
Потребности и ожидания клиентов
Уровни взаимоотношений
Работа с различными типами клиентов
Реакция на жалобы (около 0,5 дня)
Первоначальная реакция: время и тональность
Анализ жалоб
Ключевые факторы
Работа с жалобами (около 1 дня)
Руководство по профессиональной работе с жалобами и претензиями
Процесс диалога по жалобам
Использование искусственного интеллекта для поддержки работы с жалобами
Деэскалация (около 0,5 дня)
Стратегии деэскалации и работа с трудными клиентами
Поддержание профессионального отношения и установление границ
Работа над проектом (около 1 дня)
Закрепление изученного материала
Презентация результатов проекта
Деловой английский
Основы профессионального общения на английском языке (около 4 дней)
Основные структуры английского языка в профессиональном контексте
Времена (простое, непрерывное, совершенное)
Формулирование вопросов
Активный/пассивный залог
Прилагательное/наречие
Модальные глаголы
Условные глаголы
Различия между британским и американским английским в повседневной рабочей жизни
Важные идиомы в профессиональном языке
Презентация на английском языке
Коммуникативная часть (около 5 дней)
Установление и поддержание контактов с клиентами, телефонные звонки, переписка
Искусственный интеллект для формулирования и оптимизации деловой коммуникации на английском языке
Приветствие и знакомство во время деловых визитов
Рассмотрение жалоб
Описание продукции
Написание писем и электронных сообщений с использованием общих фраз по таким темам, как заказы или расценки
Описание структуры компании на английском языке
Деловой английский (около 6 дней)
Написание деловой корреспонденции
AI-поддержка англоязычных электронных писем и сообщений
Убедительные аргументы в профессиональном контексте
Объяснение структуры компании, маркетинга и продаж на английском языке
Подготовка отчетов по анализу рынка, обсуждение финансовых тенденций
ИИ для анализа и подготовки информации
Общение в деловых поездках: Ресепшн, отель, ресторан
Появление на совещаниях
Описание процессов и процедур
Ведение переговоров и достижение договоренностей
Разработка планов и проектов и информирование о них
Подготовка презентаций
Инструменты искусственного интеллекта для структурирования и оптимизации языка презентаций
Англоязычные должностные инструкции
Англосаксонский процесс подачи заявления
Написание резюме на английском языке
Собеседование: уверенная презентация опыта и квалификации
Работа над проектом, подготовка к сертификации и сертификационный экзамен TOEIC® (около 5 дней)
Microsoft Project
Планирование проектов с помощью MS Project (около 4 дней)
Основы управления проектами и знакомство с MS Project
Основные принципы классического планирования проектов
Обзор MS Project: версии, области применения
Пользовательский интерфейс и базовая настройка
Создание проектов, настройка календарей
Знакомство с основными функциями
Структурирование и планирование проекта
Ввод и структурирование данных проекта
Создание работ, подзадач
Зависимости и связи
Использование календарей проектов, работ и ресурсов
Учет временных буферов
Вехи и сроки
Управление ресурсами
Типы ресурсов: труд, материалы, затраты
Создание и назначение ресурсов
Распознавание и устранение перегрузки ресурсов
Эффективное управление ресурсами
Затраты и бюджетирование проекта
Планирование и контроль времени
Работа с диаграммой Ганта
Методы сетевого планирования (критический путь, зависимости)
Работа с ограничениями активности, буферным временем и сверхурочными
Отслеживание и контроль проектов
Контроль хода работ и анализ отклонений
Регистрация фактических данных, проведение сравнений план/факт
Мониторинг затрат и бюджета
Отчеты и визуализация
Настройка представлений, таблиц, масок и фильтров
Стандартные отчеты и настраиваемые информационные панели
Экспорт данных (например, в Excel или PDF)
Работа над проектом (около 1 дня)
Закрепление изученного материала
Презентация результатов проекта
Возможны изменения, содержание курса регулярно обновляется.
По окончании курса вы будете знать, что такое офисное администрирование, обладать глубокими межсекторальными знаниями о профессиональной деятельности офиса и владеть современными методами коммуникации. Вы знаете основы общения в цифровую эпоху с помощью традиционных и современных средств коммуникации, таких как электронная почта и видеоконференции, и умеете работать с жалобами. Вы владеете практическими навыками английского языка для успешной работы на международном рынке.
Вы также сможете профессионально создавать и структурировать проекты в MS Project, эффективно планировать ресурсы и надежно управлять графиками. Вы сможете создавать содержательные отчеты по проектам, настраивать систему внутренней отчетности и целенаправленно готовить индивидуальные представления по проектам.
Ваши новые навыки откроют множество новых возможностей на рынке труда: типичная коммерческая, административная и организационная офисная работа в секретариатах и административных офисах востребована в компаниях практически всех отраслей экономики.
С помощью содержательного теста TOEIC® вы также получите подробное представление о своей квалификации в языковой среде и тем самым облегчите себе карьерный рост и продвижение по службе.
Обладая навыками работы с MS Project, вы также сможете выполнять задачи по управлению проектами, планированию ресурсов и расписания, а также внутренней отчетности. Это сделает вас востребованным специалистом для компаний, которые хотят управлять проектами эффективно и прозрачно.
Дидактическая концепция
Ваши преподаватели обладают высокой профессиональной и дидактической квалификацией и будут обучать вас с первого до последнего дня (никакой системы самообучения).
Вы будете учиться в эффективных небольших группах. Обычно курсы состоят из 6-25 человек. Общие занятия дополняются многочисленными практическими упражнениями во всех модулях курса. Практический этап - важная часть курса, поскольку именно в это время вы обрабатываете полученные знания и обретаете уверенность и практичность в их применении. Заключительный раздел курса включает в себя проект, разбор конкретных ситуаций или итоговый экзамен.
Виртуальный класс alfaview®
BildungszentrumЗанятия проводятся с использованием современной видеотехнологии alfaview® - не выходя из дома или в нашем офисе по адресу . Весь курс может видеть друг друга лицом к лицу через alfaview®, общаться друг с другом с помощью синхронизированного по губам голоса и работать над совместными проектами. Разумеется, вы также можете в любое время видеть и разговаривать со своими преподавателями в прямом эфире, и на протяжении всего курса вас будут обучать преподаватели в режиме реального времени. Уроки - это не электронное обучение, а настоящее живое очное преподавание с помощью видеотехнологий.
alfatraining Agentur für Arbeit Учебные курсы субсидируются и сертифицируются в соответствии с положением об утверждении AZAV. Bildungsgutschein Aktivierungs- und VermittlungsgutscheinПри подаче заявки или заявки на обучение все расходы на курс обычно покрываются финансирующей организацией.
Europäischen Sozialfonds Deutsche Rentenversicherung Финансирование также возможно через программы (ESF), (DRV) или региональные программы финансирования. Berufsförderungsdienst Как постоянный солдат, вы можете посещать курсы повышения квалификации по программе (BFD). Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz) Компании также могут повысить квалификацию своих сотрудников по программе финансирования от .